Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Achilles Self Storage, prowadzący obiekty samoobsługowych magazynów (self-storage) pod adresami: ul. Sybiraków 11, Gdańsk oraz ul. Rzemieślnicza 13, Sopot. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z nami w sposób wskazany w punkcie 7 poniżej.

2. Jakie dane przetwarzamy

W związku ze świadczeniem usług wynajmu boksów magazynowych przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe – imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.
• Dane dokumentów tożsamości – numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu oraz NIP, zbierane w celu zawarcia i identyfikacji stron umowy najmu boksu magazynowego.
• Adres – adres zamieszkania lub adres do korespondencji/rozliczeń.
• Historia płatności i faktur – dane dotyczące dokonanych wpłat, salda konta oraz wystawionych faktur.
• Kod dostępu do bramy oraz zdarzenia wejścia/wyjścia – imię i nazwisko powiązane z logiem fizycznego dostępu do obiektu (wejścia i wyjścia przez bramę/furtkę).
• Dane rekoncyliacji płatności – dane przelewów bankowych i transakcji kartowych przetwarzane na potrzeby księgowe, w celu prawidłowego rozliczenia wpłat z fakturami.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w zakresie danych identyfikacyjnych, kontaktowych, adresowych oraz płatniczych, niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy najmu boksu magazynowego.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w zakresie wystawiania faktur, przesyłania ich do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz wymaganej przepisami prawa retencji dokumentacji księgowej.
• Prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w zakresie rekoncyliacji przelewów bankowych i transakcji kartowych oraz rejestrowania zdarzeń fizycznego dostępu do obiektu w celach bezpieczeństwa (ochrona mienia klientów i administratora).

4. Odbiorcy danych

W związku ze świadczeniem usług Twoje dane mogą być przekazywane następującym odbiorcom / podmiotom przetwarzającym:

• System kontroli dostępu (SKD) – system sterujący bramą wjazdową obiektu, działający lokalnie (on-premise) i połączony z Serwisem przez sieć Tailscale; otrzymuje imię, nazwisko, adres e-mail oraz kod PIN w celu obsługi fizycznego dostępu do obiektu.
• Krajowy System e-Faktur (KSeF), Ministerstwo Finansów – otrzymuje NIP, nazwę i adres nabywcy przy każdej wystawionej fakturze, w wykonaniu ustawowego obowiązku e-fakturowania.
• Cloudflare (usługa Turnstile) – przy rejestracji konta otrzymuje adres IP rejestrującego oraz token weryfikacyjny, w celu ochrony formularza rejestracji przed botami.
• Dostawca poczty elektronicznej (OVH, Francja/UE) – wykorzystywany do wysyłki powiadomień transakcyjnych (potwierdzenia rejestracji, przypomnienia o płatnościach, faktury).

5. Okres przechowywania danych

Dokumenty księgowe (faktury, dowody wpłat) przechowujemy przez okres wymagany ustawą o rachunkowości, tj. co najmniej 5 lat.

Dane konta przechowujemy przez czas trwania relacji z klientem. Jeżeli nie masz aktywnej umowy najmu ani nieopłaconych płatności, możesz samodzielnie złożyć wniosek o usunięcie/anonimizację konta z poziomu zakładki „Mój profil” w Serwisie – jest to dostępna dla Ciebie ścieżka realizacji prawa do usunięcia danych (art. 17 RODO).

Dane zdarzeń dostępu do obiektu (logi wejść/wyjść) oraz dane rekoncyliacji przelewów bankowych i transakcji kartowych przechowujemy maksymalnie przez 6 lat, po czym są automatycznie usuwane.

6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych,
• prawo do sprostowania danych,
• prawo do usunięcia danych – z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to danych związanych z już wystawionymi fakturami, których przechowywanie wynika z obowiązków księgowych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych – dane profilowe oraz historię umów i płatności możesz pobrać samodzielnie w formacie JSON z poziomu zakładki „Mój profil”,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

7. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@achilles.gda.pl.